Allgemeine Geschäftsbedingungen

1. Geltungsbereich und Vertragsschluss

1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge zwischen der CONCEPTS Gabriela Prett-Preza KG, Illekgasse 8/16, 1150 Wien, FN 462437f („Auftragnehmer”), und ihren Kunden („Kunde”) über die Plattform Necesso sowie damit verbundene Leistungen. Sie gelten auch für künftige Leistungen, selbst wenn nicht erneut auf sie verwiesen wird.

1.2 Die AGB gelten ausschließlich gegenüber Unternehmern im Sinne des § 1 KSchG. Verträge mit Verbrauchern werden nicht geschlossen.

1.3 Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden gelten nicht, auch wenn der Auftragnehmer ihnen nicht ausdrücklich widerspricht.

1.4 Angebote des Auftragnehmers sind unverbindlich. Ein Vertrag kommt durch schriftliche Auftragsbestätigung des Auftragnehmers, durch Abschluss im Online-Bestellprozess oder durch Beginn der Leistungserbringung zustande. Maßgeblich ist der Inhalt des Angebots bzw. der Auftragsbestätigung.

2. Begriffe

• Plattform: die Software Necesso, die der Auftragnehmer als Online-Dienst (Software as a Service) über Web und mobile Apps bereitstellt.
• Nutzer: natürliche Personen, die der Kunde zur Nutzung der Plattform berechtigt.
• Kundendaten: alle Daten, die der Kunde oder seine Nutzer in die Plattform einbringen oder die dort für den Kunden entstehen, einschließlich Daten seiner Kontakte.
• Individualleistungen: auf den Kunden zugeschnittene Leistungen wie Konzeption, Anpassung, Programmierung, Einrichtung, Schulung und Beratung.

3. Leistungen

3.1 Der Auftragnehmer stellt dem Kunden die Plattform im Umfang des gewählten Pakets für die Vertragslaufzeit zur Nutzung bereit. Der Leistungsumfang ergibt sich aus dem Angebot und der jeweils aktuellen Leistungsbeschreibung.

3.2 Die Plattform umfasst insbesondere: Verwaltung von Anfragen, Aufträgen und Kontakten, KI-Assistenten (Ziffer 7), WhatsApp-Anbindung, Anrufaufzeichnung und Transkription (Ziffer 8) sowie Bankanbindung (Ziffer 9), soweit im Paket enthalten.

3.3 Der Auftragnehmer entwickelt die Plattform laufend weiter und darf sie ändern, sofern der vereinbarte Leistungsumfang nicht wesentlich eingeschränkt wird. Wesentliche Änderungen kündigt er mindestens 30 Tage vorher an.

3.4 Individualleistungen werden nur erbracht, wenn sie gesondert vereinbart sind. Es gilt Ziffer 11.

3.5 Eine barrierefreie Gestaltung im Sinne des BGStG, WZG oder BaFG ist nur geschuldet, wenn sie ausdrücklich vereinbart ist.

3.6 Der Auftragnehmer darf zur Leistungserbringung Dritte (Subunternehmer und Unterauftragsverarbeiter) einsetzen. Für Unterauftragsverarbeiter gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag (Ziffer 6).

Optionale Anbindungen: Eine Live-Bankverbindung über Enable Banking sowie Anrufe und SMS über Twilio stehen erst ab gesonderter Aktivierung zur Verfügung. Der Zahlungsabgleich per importierter Kontoauszugsdatei ist davon getrennt. Zahlungsanbieter (Stripe/Adyen) und Buchhaltungs- beziehungsweise Großhandels-Schnittstellen werden hier ohne bestätigte Anbindung nicht als aktive Anbieter bezeichnet.

4. Verfügbarkeit, Wartung und Support

4.1 Der Auftragnehmer bemüht sich um eine möglichst unterbrechungsfreie Verfügbarkeit der Plattform. Eine bestimmte Verfügbarkeit ist nur geschuldet, wenn sie im Angebot oder in einem Service Level Agreement (SLA) ausdrücklich vereinbart ist.

4.2 Wartungsarbeiten führt der Auftragnehmer nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten durch und kündigt geplante Unterbrechungen rechtzeitig an.

4.3 Nicht in der Verantwortung des Auftragnehmers liegen Störungen der Internetverbindung des Kunden, der Telekommunikationsnetze sowie der Dienste Dritter, insbesondere von Meta (WhatsApp), Banken und Kontoinformationsdiensten.

4.4 Support erfolgt per E-Mail an office@necesso.ai während der Geschäftszeiten des Auftragnehmers. Der Auftragnehmer reagiert innerhalb angemessener Zeit. Weitergehende Reaktionszeiten gelten nur, wenn sie vereinbart sind.

5. Pflichten des Kunden

5.1 Der Kunde hält Zugangsdaten geheim, schützt sie vor unbefugtem Zugriff und informiert den Auftragnehmer unverzüglich bei Verdacht auf Missbrauch.

5.2 Der Kunde ist für die Kundendaten und deren Rechtmäßigkeit verantwortlich. Er speichert keine Inhalte, die gegen Gesetze, behördliche Anordnungen oder Rechte Dritter verstoßen, und prüft hochgeladene Dateien nach dem Stand der Technik auf Schadsoftware.

5.3 Der Kunde informiert seine Kontakte über die Verarbeitung ihrer Daten in der Plattform, soweit er dazu als Verantwortlicher verpflichtet ist.

5.4 Der Kunde wirkt an der Leistungserbringung mit, stellt nötige Informationen rechtzeitig und vollständig bereit und benennt eine Ansprechperson. Verzögerungen und Mehrkosten aus fehlender Mitwirkung gehen zu seinen Lasten.

5.5 Der Kunde nutzt die Plattform nur für eigene geschäftliche Zwecke. Er darf sie nicht Dritten überlassen, nicht zur Versendung unerwünschter Werbung nutzen und nicht versuchen, Sicherheitsmechanismen zu umgehen.

6. Datenschutz und Auftragsverarbeitung

6.1 Soweit der Auftragnehmer personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, handelt er als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO. Die Parteien schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), der Bestandteil dieses Vertrags ist. Die aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter ist im AVV enthalten.

6.2 Für Daten, für die der Auftragnehmer selbst Verantwortlicher ist, gilt seine Datenschutzerklärung unter necesso.ai/datenschutz.

6.3 Datenstandort: Plattformdaten werden auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland gespeichert. Nächtliche Backups werden am Server 14 Tage aufbewahrt; ältere Kopien in einer getrennten Hetzner Storage Box und bei Scaleway in Paris bleiben nach dem dokumentierten Stand ohne Ablaufdatum gespeichert. Die Sicherungskopien werden nach der technischen Dokumentation von Necesso selbst mit AES-256 verschlüsselt, bevor sie den Server verlassen. Die Schlüssel werden getrennt verwahrt. Kundenbetriebe sind logisch getrennt. Eine eigene Vollverschlüsselung der primären Serverdatenträger und eine festgelegte Löschfrist für historische Offsite-Backups sind nicht dokumentiert. Für KI-Verarbeitung gelten Ziffer 7 und die Datenschutzerklärung.

6.4 Übermittlung außerhalb des EWR: Bei Übermittlungen an Anthropic außerhalb des EWR werden Kundendaten vorab durch Platzhalter pseudonymisiert. Anfragespezifische Zuordnungen verbleiben während der Anfrage im Arbeitsspeicher auf EU-Servern; die Übermittlung erfolgt unter den anwendbaren Übermittlungsgrundlagen nach Art. 44 ff. DSGVO und den jeweils einschlägigen Anbietervereinbarungen. Bei aktivierter Telefonie bzw. SMS über Twilio können Daten im Rahmen der Twilio-Vertragsbedingungen und Standardvertragsklauseln auch in den USA verarbeitet werden. Bei der WhatsApp-Anbindung gelten die Bedingungen von Meta. Mistral verarbeitet bestimmte personenbezogene Daten über den EU-API-Endpunkt.

6.5 Die technischen und organisatorischen Maßnahmen sind im Dokument „Datensicherheit” beschrieben und Bestandteil des AVV.

6.6 Der Auftragnehmer verpflichtet seine Mitarbeiter auf das Datengeheimnis nach § 6 DSG.

7. KI-Funktionen

7.1 Die Plattform nutzt Mistral als KI-Hauptmodell, auch für Aufgaben mit personenbezogenen Daten über den EU-API-Endpunkt. Anthropic erhält ausschließlich pseudonymisierte Inhalte, nachdem direkte Identifikatoren durch Platzhalter ersetzt wurden. Plattformdaten werden bei Hetzner in Deutschland gespeichert; weitere EU-Dienstleister können personenbezogene Daten für die in der Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke erhalten. Für Übermittlungen an Anthropic gelten die einschlägigen Rechtsgrundlagen und vertraglichen Schutzmaßnahmen nach Art. 44 ff. DSGVO. Bei optionalen Twilio-Diensten kann es nach Aktivierung zu einer Verarbeitung in den USA kommen; siehe Ziffer 6.4. Pseudonymisierung ist keine Anonymisierung.

7.2 Ergebnisse dieser Funktionen, etwa Zusammenfassungen, Antwortentwürfe, Angebote und Zahlungszuordnungen, sind Vorschläge. Der Kunde prüft sie vor der Verwendung. Der Auftragnehmer übernimmt keine Gewähr für ihre Richtigkeit oder Vollständigkeit. Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung trifft stets ein Mensch.

7.3 Die Verarbeitung richtet sich nach der Datenschutzerklärung und dem AVV; Übermittlungen außerhalb des EWR sind nur unter den Bedingungen von Ziffer 6.4 zulässig. KI-Anbieter dürfen Kundendaten nicht zum Training ihrer Modelle verwenden. Pseudonymisierung ist keine vollständige Anonymisierung.

Technische Klarstellung (29. Oktober 2026): Der Assistent wird derzeit über den EU-Endpunkt von Mistral betrieben; die Anbieterwahl ist eine Servereinstellung. Anthropic-Aufträge von EU-Betrieben werden über das Privacy-Gateway mit Datenminimierung und anfragespezifischen Platzhaltern geprüft. Scheitert die Prüfung oder wird sie als unvollständig erkannt, erfolgt keine Übermittlung; ein nicht erkanntes personenbezogenes Merkmal kann dennoch durchgehen. Eine Übermittlung darf nur auf Grundlage eines tatsächlich einschlägigen Drittlandmechanismus nach Art. 44 ff. DSGVO stattfinden. Diese technischen Angaben ergänzen die Datenschutzerklärung und den jeweils einschlägigen AVV.

8. Anrufaufzeichnung, Transkription und Nachrichten

8.1 Bei aktivierter Telefonie sieht der dokumentierte technische Ablauf derzeit eine Ansage zu Aufzeichnung und Transkription zu Gesprächsbeginn und anschließend die Aufnahme vor. Die Ansage ist kein Verfahren zur ausdrücklichen Bestätigung einer Einwilligung. Der Kunde hat vor Nutzung sicherzustellen, dass Aufzeichnung und Transkription rechtmäßig erfolgen und eine erforderliche Einwilligung wirksam eingeholt wird. Vor Freischaltung sind technische Umsetzung und Rechtsgrundlage zu prüfen.

8.2 Telefonanrufe und WhatsApp-Sprachnachrichten werden durch Whisper auf eigenen Servern bei Hetzner transkribiert. Diktate auf Deutsch, Englisch, Ungarisch und Türkisch werden über den Mistral-EU-Endpunkt an Voxtral übertragen. Diktate in Rumänisch und anderen Sprachen sowie bei Ausfall von Mistral werden durch Whisper bei Hetzner verarbeitet. Nach der Transkription wird der Text zur KI-Korrektur an Mistral EU gesendet. Die Textausgabe per Sprachausgabe erfolgt durch Piper auf Hetzner-Servern.

8.3 Die WhatsApp-Anbindung erfolgt direkt über die WhatsApp Business Platform von Meta. Der Kunde hält die Bedingungen von Meta und das anwendbare Telekommunikationsrecht ein.

8.4 Auftragsaudio und WhatsApp-Sprachnachrichten werden sieben Tage nach Vorliegen des Transkripts aus dem aktiven Speicher gelöscht, Anrufaufzeichnungen nach 14 Tagen ab Transkript. Schlägt die Transkription fehl, kann die automatische Frist ausbleiben. Transkripte bleiben bei den zugehörigen Geschäftsdaten unter Beachtung vereinbarter und gesetzlicher Aufbewahrungspflichten; eine pauschale automatische Löschung nach 90 Tagen geht aus der aktuellen technischen Dokumentation nicht hervor. Gelöschte Audiodaten können in älteren Sicherungen nach den in Datenschutzerklärung und Datensicherheitsmaßnahmen beschriebenen gesonderten Fristen weiterbestehen.

9. Bankanbindung

9.1 Der Abgleich von Bankbewegungen kann durch Import von Kontoauszügen (CSV bzw. Datei) erfolgen. Eine Live-Bankanbindung über Enable Banking (Finnland) steht erst ab gesonderter Aktivierung zur Verfügung und setzt die ausdrückliche Zustimmung des Kunden voraus.

9.2 Online-Banking-Zugangsdaten werden nur an die Bank oder den Kontoinformationsdienst übermittelt und vom Auftragnehmer nicht gespeichert.

9.3 Der Auftragnehmer haftet nicht für die Nichtverfügbarkeit oder Änderung von Bankschnittstellen oder Kontoinformationsdiensten.

10. Nutzungsrechte

10.1 Der Kunde erhält für die Vertragslaufzeit ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht, die Plattform im Umfang der erworbenen Nutzerlizenzen für eigene geschäftliche Zwecke zu nutzen.

10.2 Alle Rechte an der Plattform, der Dokumentation und an Arbeitsergebnissen verbleiben beim Auftragnehmer oder seinen Lizenzgebern, soweit nichts anderes vereinbart ist. Die Mitwirkung des Kunden begründet keine Miturheberschaft.

10.3 An Individualleistungen erhält der Kunde nach vollständiger Bezahlung ein nicht ausschließliches, zeitlich unbeschränktes Recht zur Nutzung für eigene interne Zwecke. Ausschließliche Rechte und die Übergabe des Quellcodes erfordern eine gesonderte Vereinbarung.

10.4 Für Software Dritter gelten deren Lizenzbedingungen vorrangig. Die Rechte des Kunden nach §§ 40d und 40e UrhG bleiben unberührt.

10.5 Kundendaten bleiben Eigentum des Kunden. Der Auftragnehmer nutzt sie nur zur Vertragserfüllung.

11. Individualleistungen und Abnahme

11.1 Grundlage für Individualleistungen ist eine schriftliche Leistungsbeschreibung, die der Kunde auf Richtigkeit und Vollständigkeit prüft und freigibt. Spätere Änderungswünsche können zu neuen Termin- und Preisvereinbarungen führen.

11.2 Der Kunde nimmt Individualleistungen innerhalb von vier Wochen nach Bereitstellung ab und bestätigt dies schriftlich. Lässt er diese Frist ohne Angabe wesentlicher Mängel verstreichen oder nutzt er die Leistung im Echtbetrieb, gilt sie als abgenommen. Wegen unwesentlicher Mängel darf die Abnahme nicht verweigert werden.

11.3 Stellt sich heraus, dass die Leistung tatsächlich oder rechtlich nicht wie beschrieben ausführbar ist, teilt der Auftragnehmer dies unverzüglich mit. Ändert der Kunde die Leistungsbeschreibung nicht entsprechend, kann der Auftragnehmer vom Vertrag zurücktreten; bis dahin erbrachte Leistungen sind zu vergüten.

11.4 Storniert der Kunde eine Individualleistung, ist dies nur mit Zustimmung des Auftragnehmers möglich. Der Auftragnehmer kann neben den erbrachten Leistungen eine Stornogebühr von 30 % des noch nicht abgerechneten Auftragswerts verrechnen.

12. Preise und Zahlung

12.1 Alle Preise verstehen sich in Euro zuzüglich Umsatzsteuer.

12.2 Abonnementgebühren werden im Voraus für den vereinbarten Abrechnungszeitraum verrechnet. Individualleistungen werden nach Aufwand zu den am Leistungstag gültigen Sätzen verrechnet, sofern kein Pauschalpreis vereinbart ist. Reisezeit gilt als Arbeitszeit; Reise- und Aufenthaltskosten werden gesondert verrechnet.

12.3 Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen ab Erhalt ohne Abzug zahlbar. Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Verzugszinsen für Unternehmergeschäfte. Der Auftragnehmer darf nach Mahnung den Zugang zur Plattform sperren, bis die offenen Beträge bezahlt sind; die Kundendaten bleiben während der Sperre erhalten.

12.4 Der Kunde darf nur mit anerkannten oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen. Ein Zurückbehaltungsrecht wegen Gewährleistungsansprüchen ist ausgeschlossen.

12.5 Die laufenden Entgelte sind wertgesichert auf Basis des Kollektivvertragsgehalts für Angestellte in Unternehmen im Bereich Dienstleistungen in der automatischen Datenverarbeitung und Informationstechnik, Erfahrungsstufe Spezialtätigkeiten (ST2). Ändert sich dieses Gehalt, darf der Auftragnehmer die Entgelte im selben Verhältnis anpassen; er kündigt dies mindestens einen Monat vorher an.

13. Gewährleistung

13.1 Der Auftragnehmer gewährleistet, dass die Plattform während der Vertragslaufzeit im Wesentlichen der Leistungsbeschreibung entspricht. Für Individualleistungen beträgt die Gewährleistungsfrist sechs Monate ab Abnahme.

13.2 Mängel sind unverzüglich, spätestens innerhalb der Frist des § 377 UGB, schriftlich oder per E-Mail mit nachvollziehbarer Beschreibung zu melden. Der Auftragnehmer beseitigt gemeldete Mängel innerhalb angemessener Frist; Verbesserung hat Vorrang vor Preisminderung oder Vertragsauflösung.

13.3 Die Vermutung der Mangelhaftigkeit nach § 924 ABGB und die Einrede nach § 933 Abs. 3 ABGB sind ausgeschlossen. Gewährleistungsansprüche erlöschen jedenfalls einen Monat nach Ablauf der Gewährleistungsfrist.

13.4 Keine Gewährleistung besteht für Mängel, die auf Änderungen durch den Kunden oder Dritte, auf unsachgemäße Nutzung, auf Dienste Dritter oder auf fehlende Mitwirkung des Kunden zurückgehen.

13.5 Die Aktualisierungspflicht nach § 7 VGG ist ausgeschlossen, soweit nichts anderes vereinbart ist. Der Auftragnehmer stellt Aktualisierungen der Plattform im Rahmen ihrer laufenden Weiterentwicklung bereit.

14. Haftung

14.1 Der Auftragnehmer haftet nur für Schäden, die er vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht hat. Dies gilt auch für Erfüllungsgehilfen. Für Personenschäden haftet er unbeschränkt.

14.2 Die Haftung für entgangenen Gewinn, Folgeschäden, Betriebsunterbrechung und Ansprüche Dritter ist ausgeschlossen, außer bei Vorsatz.

14.3 Für Datenverlust haftet der Auftragnehmer nur in Höhe des Aufwands zur Wiederherstellung aus den vorhandenen Backups, höchstens jedoch mit 10 % des Jahresentgelts pro Schadensfall und maximal EUR 15.000.

14.4 Schadenersatzansprüche verjähren nach den gesetzlichen Bestimmungen, spätestens jedoch ein Jahr ab Kenntnis von Schaden und Schädiger.

14.5 Setzt der Auftragnehmer Dritte ein und entstehen gegen diese Gewährleistungs- oder Haftungsansprüche, tritt er diese auf Wunsch an den Kunden ab.

15. Vertragslaufzeit und Beendigung

15.1 Abonnements laufen für die im Angebot vereinbarte Mindestlaufzeit und verlängern sich danach auf unbestimmte Zeit. Ist nichts vereinbart, kann jede Partei schriftlich unter Einhaltung einer Frist von sechs Monaten kündigen, frühestens zum Ende der Mindestlaufzeit.

15.2 Jede Partei kann aus wichtigem Grund fristlos kündigen, insbesondere wenn die andere Partei wesentliche Pflichten trotz schriftlicher Abmahnung verletzt oder die Leistung länger als sechs Monate durch höhere Gewalt verhindert ist.

15.3 Nach Vertragsende kann der Kunde seine Daten innerhalb von 30 Tagen in einem gängigen Format exportieren. Die Löschung der aktiven Kundendaten erfolgt im Rahmen des AVV und gesetzlicher Aufbewahrungspflichten. Backups folgen gesonderten Speicherfristen: Nächtliche Backups am Server 14 Tage, Kopien in der Hetzner Storage Box und bei Scaleway in Paris ohne festes Ablaufdatum. Die Löschung des kundenspezifischen Schlüssels wird nicht als Garantie dafür dargestellt, dass sämtliche Backups unlesbar werden.

16. Geheimhaltung

16.1 Jede Partei behandelt Geschäftsgeheimnisse der anderen Partei vertraulich und gibt sie nicht an Dritte weiter. Ausgenommen sind Informationen, die allgemein bekannt sind, dem Empfänger bereits ohne Geheimhaltungspflicht bekannt waren, ihm von Dritten ohne Geheimhaltungspflicht übermittelt wurden, von ihm nachweislich unabhängig entwickelt wurden oder aufgrund behördlicher oder gerichtlicher Entscheidung offengelegt werden müssen.

16.2 Subunternehmer des Auftragnehmers gelten nicht als Dritte, soweit sie einer gleichwertigen Geheimhaltungspflicht unterliegen.

17. Abwerbeverbot

Die Parteien werben während der Vertragslaufzeit und zwölf Monate danach keine Mitarbeiter der anderen Partei ab, die an der Vertragserfüllung beteiligt waren, auch nicht über Dritte. Für jeden Verstoß ist eine Vertragsstrafe in Höhe des Zwölffachen des zuletzt bezogenen Bruttomonatsgehalts des betroffenen Mitarbeiters zu zahlen.

18. Höhere Gewalt

Ereignisse außerhalb des Einflussbereichs einer Partei, etwa Krieg, Terror, Naturkatastrophen, Feuer, Streik, Embargo, behördliche Eingriffe, Ausfall von Stromversorgung, Telekommunikationsnetzen oder Diensten Dritter, befreien für ihre Dauer von der Leistungspflicht und stellen keine Vertragsverletzung dar.

19. Schlussbestimmungen

19.1 Änderungen und Ergänzungen des Vertrags bedürfen der Schriftform; E-Mail genügt. Dies gilt auch für das Abgehen von diesem Formerfordernis.

19.2 Die Übertragung von Rechten und Pflichten aus dem Vertrag bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung der anderen Partei. Der Auftragnehmer darf den Vertrag ohne Zustimmung auf ein mit ihm verbundenes Unternehmen übertragen.

19.3 Ist eine Bestimmung unwirksam, bleibt der Rest des Vertrags wirksam. An ihre Stelle tritt eine wirksame Bestimmung, die dem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt.

19.4 Bei Streitigkeiten bemühen sich die Parteien zunächst um eine einvernehmliche Lösung, auf Wunsch einer Partei durch eingetragene Wirtschaftsmediatoren (ZivMediatG). Gerichtliche Schritte werden frühestens einen Monat nach Scheitern der Verhandlungen eingeleitet; Maßnahmen zur Sicherung von Ansprüchen bleiben möglich.

19.5 Es gilt österreichisches Recht unter Ausschluss der Verweisungsnormen und des UN-Kaufrechts. Ausschließlicher Gerichtsstand ist das für den Sitz des Auftragnehmers in Wien sachlich zuständige Gericht.

19.6 Bei Abweichungen zwischen der deutschen und der englischen Fassung gilt die deutsche Fassung.

Stand: Oktober 2026